Udienza con collegamenti audiovisivi: quando si tiene e come ci si prepara
Il provvedimento che dispone l'udienza da remoto arriva almeno quindici giorni prima della data fissata e apre una finestra di cinque giorni: è l'unico momento in cui lo studio può chiedere di tornare in presenza. Chi archivia la comunicazione di cancelleria come un avviso organizzativo si accorge della modalità il giorno dell'udienza, quando non c'è più niente da decidere.
La disciplina sta nell'art. 127 bis c.p.c., introdotto dal D.lgs. 10 ottobre 2022, n. 149. Va tenuta separata dall'art. 127 ter, l'udienza sostituita dal deposito di note scritte: stesso presupposto, esiti diversi. Una produce un'udienza con un'ora e un collegamento, l'altra una scadenza di deposito.
Quello che segue ha finalità informative: il provvedimento del giudice e il protocollo del singolo ufficio vengono prima di qualunque regola generale.
Cosa prevede l'art. 127 bis c.p.c. e chi decide la modalità
L'art. 127, terzo comma, c.p.c. rinvia agli artt. 127 bis e 127 ter come alle due alternative alla trattazione in presenza. Il 127 bis consente al giudice di disporre che l'udienza, anche pubblica, si svolga mediante collegamenti audiovisivi a distanza, a una condizione: che non sia richiesta la presenza di soggetti diversi dai difensori, dalle parti, dal pubblico ministero e dagli ausiliari del giudice.
Il presupposto è soggettivo: conta chi deve esserci, non che cosa si deve fare.
- Rientrano la prima comparizione e trattazione, la precisazione delle conclusioni, la discussione, i rinvii, le udienze in cui è sentito il consulente tecnico d'ufficio, che è ausiliario del giudice.
- Resta fuori l'udienza in cui va assunta la prova testimoniale: il teste non è difensore, non è parte, non è ausiliario. La testimonianza scritta (art. 257 bis c.p.c.) sposta il problema su un altro istituto, non lo risolve con il collegamento.
L'iniziativa è solo del giudice. L'art. 127 bis non conosce l'automatismo che l'art. 127 ter riconosce alla richiesta congiunta di tutte le parti costituite: un'istanza di trattazione da remoto sottoscritta da tutti resta un'istanza da valutare.
Il provvedimento del giudice e i termini per opporsi
Il meccanismo è a tre tempi.
| Passaggio | Termine |
|---|---|
| Comunicazione del provvedimento alle parti | almeno 15 giorni prima dell'udienza |
| Istanza della parte costituita perché l'udienza si svolga in presenza | 5 giorni dalla comunicazione |
| Decreto del giudice sull'istanza | nei 5 giorni successivi, non impugnabile |
Se ricorrono particolari ragioni di urgenza, di cui il giudice dà atto nel provvedimento, i termini possono essere abbreviati: la finestra piena non è scontata.
L'istanza non è un veto, e gli esiti possibili non sono due. Il giudice decide tenendo conto dell'utilità e dell'importanza della presenza delle parti in relazione agli adempimenti da svolgersi in udienza, e con lo stesso decreto può disporre che l'udienza si svolga alla presenza delle parti che l'hanno chiesta e con collegamento audiovisivo per le altre, che restano comunque libere di presentarsi in aula. L'udienza mista è la via che la norma prevede espressamente quando una sola parte ha ragioni concrete per esserci.
La motivazione va costruita su quegli adempimenti: la discussione orale di una questione che non regge lo scambio di note, la conciliazione con il cliente presente. "Preferiamo la presenza" non si misura con quel criterio.
I quindici giorni si contano all'indietro dalla data dell'udienza, e i termini a ritroso non si comportano come quelli ordinari: sul punto rimandiamo alla guida al computo a ritroso. Restano comunque termini processuali, quindi dal 1° al 31 agosto opera la sospensione feriale (legge 7 ottobre 1969, n. 742, come modificata dal d.l. 132/2014), salvi i procedimenti esclusi.
Come si riceve il collegamento per l'udienza da remoto e cosa verificare prima
Il quinto comma dell'art. 196-duodecies delle disposizioni di attuazione del c.p.c. rimette a provvedimenti del direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia sia l'individuazione dei collegamenti audiovisivi, sia le modalità con cui è garantita la pubblicità dell'udienza in cui si discute la causa. L'applicativo non lo sceglie lo studio. L'indirizzo per collegarsi arriva con la comunicazione di cancelleria o è già nel decreto che fissa l'udienza, secondo il protocollo dell'ufficio. Sul lato pratico della riunione c'è una guida separata su come si organizzano le udienze in videocollegamento; qui restiamo sul piano processuale.
Cosa controllare prima:
- Il nome con cui ci si presenta. Il profilo deve mostrare nome, cognome e qualità. Un partecipante che compare come "iPad di studio" costringe il giudice a un accertamento supplementare.
- La stanza da cui ci si collega. All'apertura si dichiara che nel luogo del collegamento non ci sono soggetti non legittimati. Il collega che entra per far firmare un atto fa saltare quella dichiarazione.
- Un canale alternativo. Il recapito della cancelleria a cui segnalare che il collegamento non parte va reperito prima.
- La prova con lo stesso dispositivo e la stessa rete che si useranno. Un test fatto dal portatile in ufficio non dice niente sul telefono in corridoio.
Identificazione delle parti e verbalizzazione
L'art. 196-duodecies disp. att. c.p.c. dice tre cose che pesano più della loro collocazione.
Il luogo dal quale il giudice si collega è considerato aula d'udienza a tutti gli effetti, e l'udienza si considera tenuta nell'ufficio giudiziario davanti al quale pende il procedimento. La pubblicità dell'udienza non viene meno e i poteri di direzione dell'art. 127 c.p.c. restano quelli.
Nel verbale si dà atto della dichiarazione di identità dei presenti. Non è la formalità di apertura che sembra: chi si dichiara assicura, nello stesso momento, che non sono in atto collegamenti con soggetti non legittimati e che soggetti non legittimati non sono presenti nel luogo da cui è collegato.
La funzione video resta attiva per tutta la durata dell'udienza, e ai presenti la registrazione è vietata.
Il peso vero di quella dichiarazione si vede quando in udienza si chiude una conciliazione, si rinuncia a un'istanza, si rende un interrogatorio formale. La rende la parte, non il difensore, e la rende da una stanza che il giudice non vede. Il cliente che si collega da casa o dalla propria azienda va istruito prima, non mentre il giudice glielo chiede.
Problemi tecnici in udienza: cosa far mettere a verbale
La stessa norma chiede modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e ad assicurare l'effettiva partecipazione delle parti, oltre alla riservatezza dell'udienza quando non è pubblica. È la clausola su cui si appoggia qualunque contestazione, e regge solo se a verbale c'è traccia del fatto.
Quando qualcosa non funziona, le richieste da formulare sono queste:
- L'ora effettiva di inizio e, se il collegamento cade, l'ora della caduta e quella del rientro.
- Che cosa non si è potuto svolgere. Non "problemi di connessione", ma l'istanza avversaria a cui non si è potuto replicare e il passaggio di cui è mancato l'audio.
- L'istanza conseguente: rinvio, rinnovazione dell'incombente, prosecuzione in presenza.
Il momento conta. La nullità che deriva da un vizio dell'udienza segue l'art. 157 c.p.c.: va eccepita nella prima istanza o difesa successiva, e nell'udienza a distanza la prima difesa successiva è quasi sempre quella stessa udienza. Chiudere il collegamento e scrivere alla cancelleria un'ora dopo lascia negli atti un verbale che non riporta nulla.
La registrazione dell'udienza è vietata ai presenti, e una registrazione ufficiale da chiedere in copia non c'è: quello che non è a verbale non è successo.
Differenza pratica rispetto all'udienza cartolare
Nel processo civile passano entrambe per udienza telematica, e vengono confuse di continuo. Ma chiedono allo studio cose diverse.
In agenda. Con l'art. 127 bis la riga resta un'udienza: data, ora, collegamento. Con l'art. 127 ter la riga diventa una scadenza di deposito, e il giorno di scadenza del termine per le note è considerato data di udienza a tutti gli effetti. Sul secondo caso, e sui termini che ne dipendono, rimandiamo alla guida sull'udienza cartolare ex art. 127 ter.
In quello che si può fare. Da remoto si discute, si replica a voce, si chiede un rinvio, si concilia. Nelle note scritte stanno solo istanze e conclusioni.
In chi la ottiene. La richiesta congiunta di tutte le parti costituite obbliga il giudice a sostituire l'udienza con le note scritte. Per il collegamento audiovisivo non esiste una disposizione analoga.
Un'avvertenza sul perimetro: l'art. 127 bis è norma del processo civile. Nel processo penale la partecipazione a distanza ha una disciplina propria, riscritta dal D.lgs. 10 ottobre 2022, n. 150, e non si trasferisce per analogia.
Chi deve avere il collegamento, e dove
Il dato operativo nuovo, rispetto all'udienza in presenza, è la modalità di collegamento. Nasce in una comunicazione di cancelleria, la legge chi smista la PEC, e serve a un'altra persona, spesso il giorno stesso. Quando comunicazioni, udienze e termini stanno dentro la pratica, in un gestionale per lo studio legale, il provvedimento resta agganciato all'udienza che modifica e l'assegnatario vede la modalità insieme alla data. Con l'agenda in un calendario separato, il collegamento si cerca la mattina stessa. È lo stesso motivo per cui conviene presidiare le scadenze processuali dentro la pratica.
Prima di chiudere il collegamento, chiedere al giudice lettura di quanto è stato verbalizzato sui punti che contano. In presenza il verbale si segue mentre si forma. A distanza lo si legge quando è già negli atti, e a quel punto correggerlo costa un'istanza.
