Attestazione di conformità: quando serve e come si redige

Attestazione di conformità: i casi, la forma, il file

L'attestazione di conformità è la dichiarazione con cui il difensore certifica che una copia corrisponde al documento da cui è stata tratta. Da quella dichiarazione dipende il valore della copia: munita di attestazione ha la stessa efficacia probatoria dell'atto che riproduce e si può depositare, notificare, porre in esecuzione. Senza, resta un file come un altro, e la controparte può disconoscerlo.

La formula si scrive in mezzo minuto. Il lavoro vero sta prima, nel capire quale potere si sta esercitando, perché ogni caso ha una base normativa propria e, di conseguenza, una forma propria.

Da dove viene il potere di attestazione del difensore

L'avvocato non ha un potere generale di autentica. Ha poteri tipizzati, che nascono da tre filoni distinti.

Il primo è la legge 21 gennaio 1994, n. 53 sulle notificazioni in proprio. L'art. 6 stabilisce che l'avvocato che compila la relazione di notificazione o le attestazioni previste dalla stessa legge è considerato pubblico ufficiale a ogni effetto. È la norma che regge le attestazioni collegate alla notifica.

Il secondo viene dal processo civile telematico. Il potere di estrarre copie dal fascicolo informatico e attestarne la conformità, introdotto dall'art. 16-bis, comma 9-bis, del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, è oggi trasfuso, per effetto della riforma Cartabia (d.lgs. 10 ottobre 2022, n. 149), nel titolo V-ter delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile. Tre articoli si dividono il campo:

art. 196-octies: copie, analogiche o informatiche, degli atti e dei provvedimenti contenuti nel fascicolo informatico o allegati alle comunicazioni e notificazioni di cancelleria;
art. 196-novies: copie informatiche, anche per immagine, di un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su carta e detenuto in originale o in copia conforme, quando si depositano con modalità telematiche;
art. 196-decies: copie trasmesse con modalità telematiche all'ufficiale giudiziario.

Chi compie una di queste attestazioni è pubblico ufficiale a ogni effetto, per previsione espressa dell'art. 196-undecies, comma 5, disp. att. c.p.c.

Il terzo filone è il Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82), a cui le norme processuali rinviano per la disciplina delle copie: art. 22 per le copie per immagine di documenti analogici, art. 23, comma 1, per le copie analogiche di documenti informatici, art. 23-bis per duplicati e copie informatiche di documenti informatici.

Fuori dal rito civile la logica si ripete con basi proprie: nel processo tributario telematico il potere di certificazione è all'art. 25-bis del d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546.

I casi ricorrenti: copia dell'atto notificato, del provvedimento, del documento estratto

Quattro situazioni coprono la quasi totalità delle attestazioni che si scrivono in studio.

Cosa si attesta	Da cosa si estrae	Riferimento	Forma tipica
Copia informatica o analogica di un provvedimento del giudice o di un atto di causa	Fascicolo informatico del procedimento	Art. 196-octies disp. att. c.p.c.	Documento separato firmato digitalmente, o attestazione in calce
Copia informatica per immagine di un atto di parte o di un provvedimento nato su carta, che si deposita telematicamente	Originale, o copia conforme, detenuto da chi deposita	Art. 196-novies disp. att. c.p.c.	Attestazione nel medesimo documento informatico
Copia informatica per immagine dell'atto cartaceo da notificare	Originale analogico dell'atto	Art. 3-bis, comma 2, l. 53/1994; art. 22, comma 2, CAD	Dichiarazione inserita nella relazione di notificazione
Copia analogica del messaggio PEC, delle ricevute e degli allegati di una notifica eseguita in proprio	Documenti informatici in possesso del difensore	Art. 9, commi 1-bis e 1-ter, l. 53/1994; art. 23, comma 1, CAD	In calce alla stampa, sottoscrizione autografa

La distinzione conta perché cambia l'oggetto della dichiarazione. Nel primo caso si attesta che un file riproduce un originale informatico che sta altrove; nel secondo e nel terzo, che un file riproduce un documento cartaceo rimasto nella disponibilità di chi attesta; nel quarto, che una stampa riproduce un file. Scrivere "conforme all'originale" senza dire a quale originale è il modo più rapido per rendere l'attestazione attaccabile.

Il caso che non rientra: le produzioni documentali del cliente

Contratti, corrispondenza, verbali privati che il cliente porta in studio non sono atti processuali né provvedimenti del giudice. Su questi il difensore non ha potere di autentica: l'art. 22, comma 2, del CAD riserva l'attestazione al notaio o ad altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Non serve nemmeno. L'art. 22, comma 3, del CAD attribuisce alla copia per immagine la stessa efficacia probatoria dell'originale finché la conformità non è espressamente disconosciuta, quindi la scansione depositata come documento regge da sola. Un'attestazione che la legge non consente non aggiunge forza al documento e offre un argomento in più a chi vuole contestarlo.

Quando il duplicato informatico rende superflua l'attestazione

Prima di scrivere qualsiasi formula conviene una verifica rapida. L'art. 23-bis, comma 1, del CAD stabilisce che il duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento da cui è tratto, a condizione che sia prodotto secondo le regole tecniche. Il duplicato è un file con la medesima sequenza di bit dell'originale, non una sua rappresentazione: per questo non richiede alcuna attestazione.

I redattori e i punti di accesso consentono di scaricare, per gli atti e i provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, il duplicato oltre alla copia. Se serve un file informatico da allegare o da notificare, il duplicato risolve il problema alla radice. L'attestazione torna necessaria quando serve una copia analogica, quando il duplicato non è disponibile, o quando si lavora su documenti che non provengono dal fascicolo informatico.

Chi consulta abitualmente il fascicolo informatico del procedimento può impostare la regola una volta per tutte: duplicato per uso interno e per gli allegati informatici, copia con attestazione solo quando il duplicato non basta.

Attestazione di conformità in calce o su documento separato

Le modalità sono fissate dall'art. 196-undecies disp. att. c.p.c., che ha ereditato la disciplina dell'art. 16-undecies del d.l. 179/2012. Lo schema è questo:

copia analogica: l'attestazione è redatta in calce o a margine della copia, oppure su foglio separato materialmente congiunto alla copia stessa;
copia informatica: l'attestazione è apposta nel medesimo documento informatico;
copia informatica con attestazione separata: l'attestazione sta in un documento informatico distinto, e l'individuazione della copia a cui si riferisce avviene secondo le specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia;
copia destinata alla notifica: l'attestazione confluisce nella relazione di notificazione.

La scelta fra le due forme non è di gusto. Un provvedimento firmato digitalmente dal giudice, se lo si apre per aggiungere un'attestazione in calce, va rigenerato: si produce un nuovo PDF e si perde la firma di chi lo ha emesso. Per i provvedimenti estratti dal fascicolo informatico la prassi consolidata è quindi l'attestazione su documento separato. Per una scansione formata in studio l'attestazione in calce è più semplice, viaggia insieme al documento e non si perde per strada.

Cosa deve contenere la formula perché regga

Una formula solida risponde a cinque domande: chi attesta, in che qualità, che cosa, rispetto a quale originale, in forza di quale norma. Più data e sottoscrizione.

Elementi da non omettere:

identità e qualità di chi attesta (nome, codice fiscale, ordine di appartenenza, ruolo nel procedimento);
individuazione del documento: tipo di atto, autorità che lo ha emesso, data e, quando l'attestazione è separata, il nome esatto del file;
provenienza: numero di ruolo generale e ufficio giudiziario se il documento è estratto dal fascicolo informatico, data e indirizzo PEC se è stato ricevuto per posta certificata;
oggetto della conformità: all'originale informatico, alla copia informatica ricevuta, al documento analogico detenuto;
norma in forza della quale si attesta;
luogo, data e sottoscrizione, digitale sul documento informatico, autografa sulla copia analogica.

Attestazione in calce a una copia estratta dal fascicolo informatico:

Il sottoscritto avv. [nome e cognome], C.F. [...], iscritto all'Ordine degli
Avvocati di [...], difensore di [...] nel procedimento n. [...] R.G. del
Tribunale di [...], ai sensi dell'art. 196-octies disp. att. c.p.c. attesta
che la presente copia è conforme all'originale informatico del provvedimento
emesso in data [...], estratto dal fascicolo informatico del procedimento
in data [...].
[luogo e data] [sottoscrizione]

Attestazione su documento separato:

Il sottoscritto avv. [...], ai sensi degli artt. 196-octies e 196-undecies
disp. att. c.p.c., attesta che il documento informatico denominato
"ordinanza-2026-03-15.pdf", allegato unitamente alla presente attestazione,
è copia conforme all'originale informatico presente nel fascicolo
informatico del procedimento n. [...] R.G. del Tribunale di [...], dal
quale è stato estratto in data [...].
[luogo e data] [firma digitale]

Il nome e il formato del file quando l'attestazione è separata

Qui si concentrano gli inceppamenti tecnici, e sono i più banali da prevenire.

Il documento di attestazione è un PDF firmato digitalmente da chi rende la dichiarazione. Con firma PAdES resta un .pdf, con firma CAdES diventa un .pdf.p7m: entrambe sono ammesse nel deposito civile telematico. La firma deve essere di chi attesta, non del collega che materialmente predispone la busta telematica del deposito.

Le specifiche tecniche del processo civile telematico chiedono che l'attestazione separata contenga una sintetica descrizione del documento a cui si riferisce e il nome del file. Da qui tre accortezze pratiche:

il nome del file va riportato identico, estensione compresa. Se l'allegato è ordinanza-2026-03-15.pdf.p7m, nell'attestazione deve comparire anche il .p7m;
i nomi dei file vanno tenuti brevi e in caratteri semplici: niente accenti, apostrofi, virgole, parentesi, spazi. Una convenzione che funziona è attestazione-conformita-<atto>-<rg>.pdf;
l'attestazione va allegata dove serve: nella busta telematica se accompagna un deposito, al messaggio PEC se accompagna una notifica. Un'attestazione perfetta salvata sul desktop non ha attestato nulla.

Attestazione e notifica in proprio: il collegamento

L'art. 3-ter della l. 53/1994, introdotto dal d.lgs. 149/2022, impone la notificazione con modalità telematica quando il destinatario ha un domicilio digitale risultante da pubblici elenchi. La notifica via PEC eseguita in proprio dall'avvocato è quindi la regola, e porta con sé due attestazioni distinte.

Prima della notifica. Se l'atto da notificare esiste solo su carta, l'art. 3-bis, comma 2, della l. 53/1994 impone di estrarne copia informatica e di attestarne la conformità: è l'asseverazione prevista dall'art. 22, comma 2, del CAD. La dichiarazione entra nella relazione di notificazione, redatta su documento informatico separato, firmata digitalmente e allegata al messaggio.

Dopo la notifica. Quando occorre dare prova della notifica in forma analogica, i commi 1-bis e 1-ter dell'art. 9 consentono al difensore di estrarre copia su supporto analogico del messaggio, delle ricevute di accettazione e di avvenuta consegna e degli allegati, attestandone la conformità ai documenti informatici da cui sono tratti.

Su questo secondo passaggio le Sezioni Unite sono intervenute due volte: Cass. Sez. Un. 24 settembre 2018, n. 22438 e Cass. Sez. Un. 25 marzo 2019, n. 8312 hanno escluso che il deposito in cassazione della copia analogica dell'atto notificato telematicamente, priva di attestazione, comporti di per sé l'improcedibilità del ricorso, quando la controparte costituita non disconosce la conformità della copia. Se il disconoscimento arriva, l'attestazione va prodotta entro l'udienza di discussione o l'adunanza in camera di consiglio. È una rete di sicurezza, non un metodo di lavoro.

Errori che portano a contestazioni di conformità

Attestare un file che non si è estratto di persona. Il PDF arrivato via mail dal domiciliatario non è una copia estratta dal fascicolo informatico. L'attestazione ex art. 196-octies presuppone l'estrazione da parte di chi attesta.
Attestazione separata che non identifica il documento. Senza nome del file e senza descrizione, non si sa a quale allegato si riferisca, soprattutto in una busta con dieci documenti.
Nome del file diverso fra attestazione e allegato. Basta un .p7m dimenticato o un carattere cambiato in fase di caricamento.
Attestazione separata non firmata digitalmente, o firmata con certificato scaduto alla data del deposito.
Copia analogica senza sottoscrizione autografa sull'attestazione in calce.
Formula generica. "Copia conforme all'originale" senza indicare quale originale, dove si trova e da dove è stata tratta la copia.
Attestare la conformità di documenti su cui non si ha il potere, come le produzioni cartacee del cliente o di controparte che non sono atti processuali né provvedimenti.
Attestare invece di scaricare il duplicato, quando il duplicato sarebbe stato sufficiente e non richiedeva nulla.

La regola operativa che elimina quasi tutti questi casi è una sola: l'attestazione si scrive nel momento in cui si estrae il file, non il giorno del deposito. A distanza di due settimane nessuno ricorda con certezza se quel PDF venga dal fascicolo informatico, dalla PEC di controparte o dalla cartella condivisa.

Il passo successivo è renderla un automatismo. Un sistema documentale dello studio che archivi nella stessa pratica il file estratto, la data e l'ora dell'estrazione, l'attestazione firmata e la ricevuta di deposito riduce la dichiarazione a un modello precompilato, e tiene pronta la tracciabilità per il giorno in cui qualcuno la contesta.