Individuare il titolare effettivo è uno dei passaggi più delicati dell'adeguata verifica della clientela. Non basta sapere chi firma il contratto o chi rappresenta la società: la normativa antiriciclaggio chiede di risalire alla persona fisica che, in ultima istanza, possiede o controlla il cliente. Per uno studio legale è un'attività che va svolta con metodo e documentata.
In questa guida vediamo chi è il titolare effettivo, con quali criteri si individua, cos'è il registro dei titolari effettivi e perché tutto questo è centrale negli obblighi dello studio.
Chi è il titolare effettivo
Il titolare effettivo è la persona fisica che in ultima istanza possiede o controlla un cliente, oppure per conto della quale è realizzata un'operazione. La logica è guardare oltre lo schermo formale: dietro una società o un altro ente c'è sempre una o più persone fisiche che ne traggono il beneficio o ne esercitano il controllo, ed è quella la figura che la normativa antiriciclaggio vuole far emergere.
Identificare il titolare effettivo significa quindi ricostruire la catena di proprietà e di controllo fino ad arrivare alle persone fisiche di riferimento.
Come si individua nelle società di capitali
Per le società di capitali il d.lgs 231/2007 indica criteri da applicare in ordine:
- Criterio della proprietà: è titolare effettivo la persona fisica che possiede, direttamente o indirettamente, una partecipazione superiore al 25% del capitale (una quota o azione in più del 25%).
- Criterio del controllo: in assenza del primo, si guarda a chi controlla la maggioranza dei voti in assemblea o esercita comunque un'influenza dominante.
- Criterio residuale: quando nessuno dei criteri precedenti consente un'individuazione univoca, si considerano titolari effettivi i soggetti titolari di poteri di amministrazione o direzione della società.
L'ordine non è facoltativo: si passa al criterio successivo solo quando il precedente non porta a un risultato. La verifica può richiedere di ricostruire partecipazioni indirette attraverso più livelli societari.
Il registro dei titolari effettivi
Il registro dei titolari effettivi è istituito presso il Registro delle Imprese, gestito dalle Camere di Commercio. Imprese dotate di personalità giuridica, persone giuridiche private, trust e istituti affini sono tenuti a comunicare i dati del proprio titolare effettivo, alimentando una fonte consultabile dai soggetti obbligati nell'ambito dell'adeguata verifica.
Per lo studio legale il registro è uno strumento utile, ma non sostituisce la valutazione: il soggetto obbligato resta tenuto a verificare in modo attivo l'informazione, segnalando eventuali difformità rispetto a quanto risulta dal registro.
Perché conta nell'adeguata verifica dello studio
L'individuazione del titolare effettivo è parte integrante dell'adeguata verifica della clientela (KYC): senza di essa la verifica è incompleta e non difendibile in caso di controllo. È anche il punto in cui si concentra parte del rischio, perché ricostruire la titolarità effettiva a mano, su assetti articolati, è laborioso e facile da sbagliare.
Gestire questo passaggio in modo tracciato, collegato all'anagrafica del cliente e allo storico della pratica, è ciò che rende l'adempimento sostenibile. Con un software antiriciclaggio per studi legali l'identificazione del titolare effettivo, lo screening e la conservazione lavorano sugli stessi dati delle pratiche, lasciando una traccia consultabile di cosa è stato verificato e quando.
Domande frequenti
Qual è la soglia per essere titolare effettivo di una società?
Il primo criterio è la titolarità, diretta o indiretta, di una partecipazione superiore al 25% del capitale della società. Se questo criterio non consente l'individuazione, si passa al controllo dei voti o all'influenza dominante e, in via residuale, ai titolari di poteri di amministrazione o direzione.
Il registro dei titolari effettivi basta per l'adeguata verifica?
No. Il registro è una fonte utile, ma il soggetto obbligato resta tenuto a verificare attivamente l'informazione sul titolare effettivo e a segnalare eventuali difformità rispetto ai dati presenti nel registro. Non sostituisce la valutazione propria dello studio.
Cosa succede se il titolare effettivo non è individuabile con i primi criteri?
Si applicano i criteri in ordine: proprietà, poi controllo dei voti o influenza dominante, infine, in via residuale, si considerano titolari effettivi i soggetti titolari di poteri di amministrazione o direzione della società.
Chi deve identificare il titolare effettivo?
Sono i soggetti obbligati ai sensi della normativa antiriciclaggio, tra cui gli avvocati quando svolgono le attività rientranti negli obblighi, a dover identificare il titolare effettivo del cliente nell'ambito dell'adeguata verifica.
