L'adeguata verifica della clientela (spesso indicata con la sigla inglese KYC, Know Your Customer) è il cuore degli obblighi antiriciclaggio. Per gli studi legali è un adempimento da gestire con metodo: non basta raccogliere un documento d'identità, occorre un processo strutturato e tracciabile, capace di reggere a un'eventuale verifica delle autorità.
Vediamo quando scatta l'obbligo, in cosa consiste e come gestirlo senza appesantire l'attività dello studio. Per il quadro completo degli obblighi rimandiamo agli adempimenti antiriciclaggio per gli studi legali.
Che cos'è l'adeguata verifica della clientela
L'adeguata verifica è l'insieme di attività con cui il soggetto obbligato identifica il cliente, ne comprende lo scopo e la natura del rapporto e ne valuta il rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. È disciplinata dal d.lgs 231/2007 e si fonda su un approccio basato sul rischio: l'intensità dei controlli si gradua in funzione del profilo del cliente e dell'operazione.
Quando l'avvocato è tenuto all'adeguata verifica
Gli avvocati sono soggetti obbligati solo quando svolgono determinate attività indicate dalla normativa, tipicamente operazioni di natura finanziaria, societaria o immobiliare compiute in nome o per conto del cliente. L'attività di difesa e rappresentanza in giudizio, e la consulenza a essa strettamente connessa, è di regola esclusa dagli obblighi.
Capire se si rientra o meno nel perimetro è quindi il primo passo: applicare l'adeguata verifica dove non è dovuta è inefficiente, ometterla dove è dovuta espone a responsabilità.
Le fasi dell'adeguata verifica
Quando l'obbligo sussiste, l'adeguata verifica si articola in alcuni passaggi:
- identificazione del cliente e verifica dell'identità sulla base di documenti, dati o informazioni attendibili;
- identificazione del titolare effettivo, cioè della persona fisica che in ultima istanza possiede o controlla il cliente o per conto della quale è realizzata l'operazione;
- acquisizione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto o della prestazione;
- controllo costante nel corso del rapporto, con aggiornamento dei dati e della valutazione del rischio.
Verifica semplificata e verifica rafforzata
In base al livello di rischio, la verifica si modula:
- adeguata verifica semplificata, nei casi di rischio basso, con obblighi attenuati;
- adeguata verifica rafforzata, nei casi di rischio elevato, ad esempio in presenza di persone politicamente esposte (PEP), di rapporti a distanza o di operazioni con elementi di anomalia.
La corretta profilazione del rischio è ciò che rende difendibile l'operato dello studio: non un giudizio improvvisato, ma una valutazione documentata e coerente.
Conservazione e tracciabilità
I dati e i documenti raccolti nell'adeguata verifica vanno conservati per dieci anni dalla cessazione del rapporto o dall'esecuzione dell'operazione, in modo da consentire eventuali controlli. La conservazione deve garantire integrità, riservatezza e disponibilità delle informazioni, nel rispetto del GDPR: si trattano documenti identificativi e dati personali che richiedono particolare attenzione.
Come gestire l'adeguata verifica nello studio
Gestire l'adeguata verifica su moduli cartacei o fogli separati rende difficile dimostrare, a distanza di tempo, cosa è stato fatto e quando. Con un software antiriciclaggio per studi legali l'adeguata verifica, il conflict check e lo screening su liste sanzioni e PEP lavorano sugli stessi dati delle pratiche e delle anagrafiche: l'onboarding parte già con i controlli giusti, le scadenze documentali sono tracciate e lo storico resta consultabile in caso di verifica.
Integrare il KYC nel flusso della pratica, invece di trattarlo come un adempimento a parte, è il modo per renderlo sostenibile senza rinunciare alla conformità.
Domande frequenti
Tutti i clienti di uno studio legale vanno sottoposti ad adeguata verifica?
No. L'adeguata verifica è dovuta solo quando l'avvocato svolge le attività indicate dal d.lgs 231/2007, tipicamente operazioni di natura finanziaria, societaria o immobiliare per conto del cliente. L'attività di difesa e rappresentanza in giudizio è di regola esclusa.
Chi è il titolare effettivo e perché va identificato?
Il titolare effettivo è la persona fisica che in ultima istanza possiede o controlla il cliente persona giuridica, o per conto della quale è realizzata un'operazione. Va identificato perché l'adeguata verifica deve risalire oltre lo schermo societario, fino al soggetto che effettivamente beneficia del rapporto.
Quando si applica l'adeguata verifica rafforzata?
Si applica nei casi di rischio elevato, ad esempio in presenza di persone politicamente esposte (PEP), di rapporti instaurati a distanza o di operazioni con elementi di anomalia. Comporta controlli più approfonditi rispetto alla verifica ordinaria.
Per quanto tempo vanno conservati i documenti dell'adeguata verifica?
I dati e i documenti raccolti nell'adeguata verifica vanno conservati per dieci anni dalla cessazione del rapporto o dall'esecuzione dell'operazione, garantendo integrità, riservatezza e disponibilità delle informazioni anche ai fini di eventuali controlli.
