Con il processo telematico il fascicolo cartaceo ha lasciato il posto al fascicolo informatico: la versione digitale del fascicolo d'ufficio, in cui confluiscono atti, documenti e provvedimenti del procedimento. Capire cos'è, cosa contiene e come si consulta è utile sia sul piano processuale sia per organizzare meglio il lavoro dello studio.
Che cos'è il fascicolo informatico
Il fascicolo informatico è la raccolta, in formato elettronico, degli atti e dei documenti di un procedimento, gestita dai sistemi del Ministero della Giustizia. Sostituisce e replica, in digitale, il fascicolo d'ufficio: ogni atto depositato telematicamente, e ogni provvedimento del giudice, entra a farne parte.
È il punto di riferimento "ufficiale" del procedimento: ciò che è nel fascicolo informatico è ciò che risulta agli atti, con data certa di acquisizione.
Cosa contiene
All'interno del fascicolo informatico si trovano, in sostanza:
- gli atti delle parti depositati telematicamente (con i relativi allegati);
- i provvedimenti del giudice (ordinanze, decreti, sentenze);
- i verbali e gli altri documenti del procedimento;
- i dati strutturati che ne consentono la consultazione e la ricerca.
Il fascicolo informatico raccoglie quindi sia la parte d'ufficio sia i fascicoli di parte, in un unico contenitore digitale del procedimento.
Come si consulta
I difensori costituiti consultano il fascicolo informatico tramite il Portale dei Servizi Telematici o un punto di accesso, previa autenticazione con le proprie credenziali. Da lì possono visualizzare e scaricare gli atti e i provvedimenti del procedimento in cui sono costituiti.
La consultazione è riservata ai soggetti abilitati e legati al procedimento: il fascicolo informatico non è un archivio pubblico, ma uno strumento di lavoro per le parti e per l'ufficio.
Fascicolo informatico e fascicolo di parte
È utile distinguere due piani:
- il fascicolo informatico è quello del procedimento, lato ufficio giudiziario;
- il fascicolo di parte è l'insieme degli atti e documenti che la singola parte produce e deposita, che confluiscono nel fascicolo informatico ma restano riferibili alla parte.
Per lo studio, accanto a questi, c'è un terzo piano spesso sottovalutato: l'organizzazione interna dei propri documenti.
Tenere ordinati i documenti della pratica nello studio
Il fascicolo informatico vive sui sistemi del Ministero, ma lo studio ha comunque bisogno di tenere ordinata la propria documentazione: atti depositati, ricevute, corrispondenza, bozze e allegati, collegati alla pratica a cui appartengono. Affidarli a cartelle sparse o alla sola casella PEC rende difficile ritrovarli quando servono.
Con un software documentale per studi legali i documenti della pratica sono archiviati in modo ordinato, ricercabile e sicuro, accanto alle altre informazioni gestite nel gestionale dello studio. Per il deposito vero e proprio resta utile la guida al deposito telematico degli atti.
Domande frequenti
Cos'è il fascicolo informatico?
È la versione digitale del fascicolo d'ufficio: la raccolta in formato elettronico degli atti, dei documenti e dei provvedimenti di un procedimento, gestita dai sistemi del Ministero della Giustizia. Costituisce il riferimento ufficiale del procedimento.
Chi può consultare il fascicolo informatico?
I difensori costituiti nel procedimento, tramite il Portale dei Servizi Telematici o un punto di accesso, previa autenticazione. Non è un archivio pubblico: la consultazione è riservata ai soggetti abilitati e legati al procedimento.
Che differenza c'è tra fascicolo informatico e fascicolo di parte?
Il fascicolo informatico è quello del procedimento, lato ufficio giudiziario, e raccoglie l'insieme degli atti. Il fascicolo di parte è invece l'insieme degli atti e documenti prodotti e depositati dalla singola parte, che confluiscono nel fascicolo informatico restando riferibili alla parte.
Il fascicolo informatico sostituisce l'archivio dei documenti dello studio?
No. Il fascicolo informatico è il fascicolo del procedimento lato ufficio giudiziario. Lo studio ha comunque bisogno di organizzare la propria documentazione, collegandola alle pratiche in un sistema documentale ordinato, ricercabile e sicuro.
