Il questionario di adeguata verifica: le domande e il perché di ognuna
Il questionario di adeguata verifica non crea nessun obbligo. Gli obblighi stanno nell'art. 18 del d.lgs 231/2007: il questionario è il documento con cui lo studio li assolve, e con cui dimostra di averli assolti anni dopo, quando dell'incarico non resta la memoria di nessuno ma restano le carte. Per questo la forma del modulo pesa. Un modello scaricato da internet e riempito dalla segreteria sulla base della visura produce dichiarazioni che nessuno ha letto, e in sede di ispezione vale poco.
Qui trovate il documento campo per campo: cosa chiedere, perché la norma lo chiede, come si scrive la risposta perché regga. Per la procedura nel suo insieme resta valida la guida sull'adeguata verifica della clientela; questa pagina si occupa della scheda.
A cosa serve il questionario di adeguata verifica
Il modulo fa tre cose diverse, e ognuna va progettata.
Raccoglie i dati. L'art. 18 fissa il contenuto degli obblighi: identificazione del cliente e del titolare effettivo, informazioni su scopo e natura della prestazione, controllo costante del rapporto per tutta la sua durata. L'art. 19 aggiunge le modalità, compresa l'identificazione dell'esecutore.
Sposta sul cliente la responsabilità di quello che dichiara. L'art. 22, comma 1, stabilisce che sia il cliente a fornire per iscritto, sotto la propria responsabilità, le informazioni necessarie e aggiornate. Senza una dichiarazione firmata, tutto il peso della ricostruzione resta allo studio.
Data e attribuisce ogni informazione. Ogni riga del modulo risponde a due domande implicite: quando lo avete saputo, e da chi. Sono le stesse due domande che vi farà un ispettore.
Trattare la raccolta dati antiriciclaggio come una formalità di apertura pratica è l'errore di impostazione più caro. Dal questionario deriva la valutazione del rischio, e una valutazione costruita su risposte generiche resta indifendibile per quanto curata sia la griglia di valutazione.
Identificazione del cliente e dell'esecutore: i dati da raccogliere
L'ossatura è la definizione di dati identificativi dell'art. 1, comma 2, lettera n) del decreto. Nella pratica il modulo ne raccoglie qualcuno in più, perché serve a decidere, non solo a registrare.
| Soggetto | Dati da raccogliere |
|---|---|
| Cliente persona fisica | Nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza anagrafica, domicilio se diverso dalla residenza, codice fiscale, estremi del documento di identificazione |
| Cliente diverso da persona fisica | Denominazione, sede legale, codice fiscale o partita IVA, forma giuridica, estremi di iscrizione al registro delle imprese, dati identificativi del legale rappresentante |
| Esecutore | Gli stessi dati della persona fisica, più il titolo da cui derivano i poteri di rappresentanza e i limiti di quei poteri |
Del documento servono numero, autorità di rilascio e data di scadenza, più la copia agli atti. L'identificazione avviene in presenza del cliente o dell'esecutore, oppure a distanza con strumenti di identificazione elettronica di livello adeguato, come SPID, CIE o firma elettronica qualificata: se si usa la via a distanza, il modulo deve dire quale strumento è stato usato, non limitarsi a spuntare "identificato".
L'esecutore è il punto in cui si concentrano gli errori. Non basta annotare che Tizio agisce per conto della società: l'art. 19, comma 1, lettera a), chiede di verificare l'esistenza e l'ampiezza del potere di rappresentanza, quindi di acquisire la procura, la delibera o la visura da cui quel potere risulta. Una procura generale a rappresentare in giudizio non abilita a chiudere una compravendita, e la differenza va vista prima, non dopo.
Titolare effettivo: la dichiarazione del cliente e la verifica dello studio
La dichiarazione del titolare effettivo del cliente è il campo più delicato del modulo, ed è quello che più spesso viene compilato con un nome e basta. Servono tre informazioni per ciascun titolare effettivo indicato: i dati identificativi completi, il criterio in base al quale è stato individuato, la data della dichiarazione.
Il criterio va esplicitato perché l'art. 20 ne prevede una scala. Nelle società di capitali si guarda prima alla partecipazione superiore al 25 per cento del capitale; poi al controllo esercitato in altro modo, per esempio tramite patti parasociali o influenza dominante in assemblea; in via residuale, quando i primi due criteri non portano a nessuna persona fisica, ai poteri di amministrazione o direzione. Chi applica il criterio residuale deve poterlo motivare nel modulo. Il dettaglio dei criteri è nella guida su come identificare il titolare effettivo.
Due precisazioni pratiche. La prima: se la catena partecipativa passa da società estere, il modulo deve prevedere spazio per descriverla, e allegati coerenti, altrimenti la dichiarazione resta un'affermazione senza supporto. La seconda: la consultazione di un registro o di una visura non sostituisce l'adeguata verifica. La dichiarazione del cliente è il punto di partenza; il riscontro documentale che lo studio riesce a fare, con misure proporzionate al rischio, è quello che rende difendibile la posizione.
Scopo e natura del rapporto: come si formula la domanda
"Scopo del rapporto: consulenza legale" è una risposta che non informa nessuno. La domanda va costruita in modo che la risposta descriva un'operazione, non una categoria.
Un impianto che funziona è a due livelli: un elenco chiuso delle prestazioni per cui lo studio è soggetto obbligato, e sotto un campo libero che chiede la descrizione dell'operazione concreta. Il campo libero va accompagnato da una traccia visibile a chi compila, così la risposta arriva completa al primo giro:
- oggetto: che cosa si trasferisce, si costituisce o si amministra;
- valore dell'operazione e modalità di pagamento previste;
- controparti coinvolte e loro rapporto con il cliente;
- tempi, con particolare attenzione alle urgenze non spiegate;
- ragione economica: perché questa operazione, e perché adesso.
L'ultimo punto è quello dove le incoerenze vengono a galla. Un'operazione priva di razionalità economica evidente non è di per sé sospetta, ma è un elemento da annotare e da pesare nella valutazione del rischio, non da lasciare implicito.
Origine dei fondi: quando chiederla e come annotarla
L'informazione sull'origine dei fondi non è dovuta in ogni adeguata verifica. Diventa obbligatoria nell'adeguata verifica rafforzata, dove il decreto chiede informazioni più dettagliate anche sull'origine dei fondi, e nei rapporti con persone politicamente esposte, dove vanno adottate misure adeguate per stabilire l'origine del patrimonio e dei fondi impiegati.
In pratica conviene tenere il campo in tutti i modelli, con l'indicazione che va compilato quando ricorre almeno una di queste condizioni:
- rischio valutato medio-alto o alto;
- uso di contante o di strumenti al portatore;
- pagamento eseguito da un terzo diverso dal cliente;
- controparti o flussi finanziari collegati a giurisdizioni a rischio;
- importo dell'operazione sproporzionato rispetto al profilo economico noto del cliente.
Il pagamento da parte di un terzo merita una riga dedicata nel modulo. È l'anomalia più comune e la più facile da dimenticare, perché di solito emerge in fase di incasso, quando la scheda è già chiusa.
Sulla forma dell'annotazione: "risparmi personali" è un'etichetta, non un'origine dei fondi. Serve la fonte specifica (cessione di una partecipazione, eredità, finanziamento soci, mutuo bancario), il documento che l'ha resa credibile e il nome di chi nello studio l'ha esaminato. Tre righe, non tre pagine.
Il cliente che non collabora: astensione e sue conseguenze
Quando il cliente rifiuta di fornire i dati, li fornisce a metà o presenta documenti che non reggono, si è nell'impossibilità oggettiva di effettuare l'adeguata verifica. L'art. 42 impone allora di astenersi dall'instaurare, eseguire o proseguire il rapporto, e di valutare se effettuare una segnalazione di operazione sospetta.
Tre punti che nella pratica si confondono:
- L'astensione riguarda l'incarico; la valutazione della segnalazione è un passaggio autonomo. Restituire il mandato non chiude la questione: la valutazione va fatta comunque, e va lasciata traccia dell'esito, anche quando è negativo.
- Il divieto di comunicazione dell'art. 39 riguarda la segnalazione, non l'astensione. Al cliente si può dire che lo studio non può assumere o proseguire l'incarico. Non si può dire che è stata fatta, o che si sta valutando, una segnalazione.
- Per i professionisti resta l'esclusione dell'art. 35, comma 5, per le informazioni ricevute nell'esame della posizione giuridica del cliente o nell'espletamento dei compiti di difesa o rappresentanza in un procedimento, anche nella fase in cui si valuta se intentarlo o evitarlo.
Prima di arrivare all'astensione conviene mettere per iscritto un sollecito, con l'elenco puntuale di quello che manca e un termine. Serve al cliente, che spesso non ha capito cosa gli è stato chiesto, e documenta il tentativo dello studio. Nel modulo vale la pena inserire il richiamo all'art. 55, comma 3, del d.lgs 231/2007, che punisce con la reclusione da sei mesi a tre anni e con la multa da 10.000 a 30.000 euro chi, essendo obbligato a fornire i dati e le informazioni necessarie all'adeguata verifica, ne fornisce di falsi o non veritieri. Chi firma sa cosa sta firmando, e la qualità delle risposte cambia.
Aggiornare il questionario nel tempo e datare ogni revisione
Il controllo costante previsto dall'art. 18 include il mantenimento aggiornato dei documenti, dei dati e delle informazioni acquisite. Il modo sbagliato di aggiornare è sovrascrivere il modulo esistente: si perde la storia, e con la storia si perde la prova di cosa lo studio sapeva in un certo momento. Ogni revisione va conservata come versione a sé, con data, professionista che l'ha effettuata e indicazione di cosa è cambiato.
Il riesame va agganciato a due cose. Agli eventi: nuovo incarico, variazione della compagine sociale o del titolare effettivo, cambio dell'esecutore, operazione fuori dal profilo dichiarato, scadenza del documento di identità acquisito. E a una periodicità fissata dallo studio nelle procedure interne, che non è un termine di legge ma una scelta organizzativa da mettere per iscritto.
| Profilo di rischio | Riesame periodico (esempio di policy interna) | Cosa si rivede |
|---|---|---|
| Basso | Ogni 36 mesi | Validità dei documenti, invarianza della compagine, dati anagrafici |
| Medio | Ogni 24 mesi | Come sopra, più coerenza tra operazioni svolte e scopo dichiarato |
| Alto | Ogni 12 mesi | Riesame completo, con riscontro documentale sul titolare effettivo e sull'origine dei fondi |
I documenti e le informazioni raccolti vanno conservati per dieci anni dalla cessazione della prestazione professionale, secondo l'art. 31, con criteri che ne assicurino integrità e ricostruibilità: sul punto vale quanto scritto sulla conservazione dei documenti antiriciclaggio.
Se le schede vivono in cartelle separate dalle pratiche, la scadenza del riesame la ricorda una persona, e prima o poi la dimentica. Con il modulo antiriciclaggio integrato nel gestionale la scheda sta dentro l'anagrafica del cliente e dentro la pratica, e la valutazione del rischio porta con sé data, professionista, esito e data del prossimo riesame: la ricostruzione storica non va rifatta a mano quando serve.
Le sette sezioni del modello, e come adattarlo allo studio
Un modello di adeguata verifica clientela preso da una banca o da un intermediario finanziario non è adattabile per sottrazione: cambia il perimetro dell'obbligo, cambiano le operazioni tipiche, cambia l'esclusione per l'attività difensiva. Conviene costruirlo sulle sette sezioni che seguono e poi tararlo sulle prestazioni che lo studio svolge davvero, tenendo conto delle regole tecniche adottate dal Consiglio Nazionale Forense ai sensi dell'art. 11, comma 2, del decreto.
| Sezione | Contenuto | Chi compila |
|---|---|---|
| A. Cliente | Dati identificativi completi, documento, recapiti | Cliente |
| B. Esecutore | Dati identificativi, titolo e limiti dei poteri | Cliente |
| C. Titolare effettivo | Dati identificativi, criterio di individuazione, catena partecipativa | Cliente |
| D. Scopo e natura | Prestazione richiesta, operazione concreta, valore, controparti, tempi | Cliente, con traccia guidata |
| E. Origine dei fondi | Fonte specifica, strumento di pagamento, terzo pagante se presente | Cliente, quando ricorrono le condizioni |
| F. Dichiarazioni e firma | Impegno a comunicare le variazioni, richiamo all'art. 22 e all'art. 55, comma 3, data e firma | Cliente |
| G. Riservato allo studio | Modalità di identificazione, documenti acquisiti, riscontri effettuati, valutazione del rischio con motivazione, data del prossimo riesame, firma del professionista | Studio |
La sezione G è quella che distingue un modulo utile da un modulo firmato. Il resto del documento racconta cosa ha detto il cliente; la G racconta cosa ha fatto lo studio, ed è l'unica parte che in un controllo parla a vostro favore. Compilatela nella stessa seduta in cui il cliente firma, non "poi quando c'è tempo": una scheda con la parte del cliente datata marzo e la parte dello studio datata novembre dice, nero su bianco, che per otto mesi nessuno ha verificato niente.
Il quadro completo degli obblighi in cui la scheda si inserisce, dalla valutazione del rischio alla segnalazione, è negli adempimenti antiriciclaggio negli studi legali. Sul perimetro, cioè su quando l'obbligo scatta davvero per l'avvocato, c'è la guida Antiriciclaggio negli studi legali.
