INI-PEC e ReGIndE: due elenchi, due usi
Prima di una notifica via PEC l'avvocato deve sapere a quale indirizzo mandarla, e l'indirizzo valido è quello che risulta da un elenco pubblico, non quello scritto in calce alle email della controparte. Gli elenchi che lo studio usa ogni giorno sono due: l'INI-PEC, per imprese e professionisti, e il ReGIndE, per gli avvocati e gli altri soggetti abilitati del processo telematico. Contengono in parte le stesse persone, ma non sono la stessa cosa, e quando dicono cose diverse la differenza ha conseguenze sulla validità della notifica.
Quanto segue ha finalità informative. Le regole sulla notifica in proprio sono nella guida alla notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994.
INI-PEC: imprese e professionisti
L'Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata di imprese e professionisti è previsto dall'art. 6-bis del Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005) ed è gestito da InfoCamere per conto del Ministero delle imprese e del made in Italy. Si consulta su inipec.gov.it, gratuitamente e senza registrazione.
Gli indirizzi arrivano da due fonti:
- per le imprese, dal Registro delle imprese, cioè dalla PEC che la società o la ditta individuale ha comunicato alla Camera di commercio;
- per i professionisti iscritti in albi, dagli ordini e collegi, che trasmettono gli indirizzi dei propri iscritti.
INI-PEC non crea dati: li rende consultabili. Se l'indirizzo di un'impresa è sbagliato, la correzione va fatta al Registro delle imprese, e da lì passa all'indice.
La ricerca si fa per codice fiscale, denominazione o, per i professionisti, per nome e ordine di appartenenza. Il codice fiscale è il criterio più sicuro: le denominazioni simili e le omonimie fra professionisti sono frequenti.
ReGIndE: gli avvocati e i soggetti abilitati
Il Registro generale degli indirizzi elettronici è tenuto dal Ministero della giustizia ed è disciplinato dal regolamento sul processo telematico (d.m. 44/2011). Contiene gli indirizzi PEC dei soggetti abilitati esterni: avvocati, consulenti tecnici, altri professionisti che operano nel processo. Per gli avvocati gli indirizzi li comunica l'ordine di appartenenza.
Si consulta dall'area riservata del Portale dei servizi telematici, con la CNS: l'accesso e gli altri servizi del portale sono descritti nella guida al Portale dei servizi telematici e a Polisweb.
Il ReGIndE è l'elenco che il processo telematico usa per le comunicazioni di cancelleria: l'indirizzo dell'avvocato registrato lì è il suo domicilio digitale nel processo. Per questo l'art. 16-sexies del d.l. 179/2012 limita le notificazioni all'avvocato presso la cancelleria ai casi in cui la notifica all'indirizzo PEC risultante dagli elenchi non è possibile per causa imputabile al destinatario.
Le differenze in una tabella
| INI-PEC | ReGIndE | |
|---|---|---|
| Chi c'è | imprese, professionisti iscritti in albi | avvocati e altri soggetti abilitati al processo telematico |
| Chi lo tiene | InfoCamere, per il Ministero delle imprese | Ministero della giustizia |
| Da dove arrivano i dati | Registro delle imprese, ordini e collegi | ordini professionali |
| Come si consulta | inipec.gov.it, libero | area riservata del PST, con CNS |
| Uso tipico | notificare a un'impresa o a un professionista | notificare all'avvocato come difensore, comunicazioni di cancelleria |
Entrambi sono pubblici elenchi validi per le notificazioni ai sensi dell'art. 16-ter del d.l. 179/2012. Per le persone fisiche che non sono professionisti iscritti in albi l'elenco è un terzo, l'INAD (art. 6-quater del Codice dell'amministrazione digitale), dove ciascuno può eleggere un domicilio digitale.
Se l'indirizzo dell'avvocato è diverso nei due elenchi
Succede per motivi banali: l'avvocato cambia gestore PEC, l'ordine aggiorna un elenco e l'altro resta indietro, oppure il professionista ha una PEC per la professione e una per la società di cui è socio.
Per notificare a un avvocato nella sua qualità di difensore conta il ReGIndE. La Cassazione ha ritenuto nulla la notifica eseguita a un indirizzo diverso da quello del ReGIndE, anche se risultante dall'INI-PEC (Cass. n. 3709/2019).
Il controllo va fatto il giorno della notifica, non il giorno in cui si è aperta la pratica: un indirizzo verificato tre mesi prima può essere cambiato.
Come documentare la ricerca
Se la validità della notifica viene contestata, lo studio deve poter dimostrare che l'indirizzo risultava dall'elenco nel momento in cui ha notificato. Bastano tre accorgimenti:
- salvare la schermata o la stampa in PDF della ricerca, con data e ora visibili, e collegarla alla pratica;
- indicare nella relata di notifica l'elenco pubblico da cui l'indirizzo è stato estratto, come richiede la legge 53/1994;
- se gli elenchi divergono, annotare quale si è scelto e perché.
Sono documenti che servono magari due anni dopo, quando la causa è in appello e chi ha fatto la notifica ha cambiato studio: vanno conservati con la pratica, non nella cartella di download di un computer. Un archivio documentale collegato alle pratiche risolve proprio questo.
Aggiornare il proprio indirizzo
L'avvocato non scrive direttamente né nell'INI-PEC né nel ReGIndE. L'indirizzo si comunica all'ordine, che lo trasmette a entrambi gli elenchi. Chi cambia gestore o lascia scadere la casella rischia di restare per giorni con un indirizzo non funzionante nei registri pubblici, e le notifiche a lui dirette possono perfezionarsi lo stesso: cosa fare prima della scadenza è spiegato nella guida al rinnovo della PEC dell'avvocato. Le buone pratiche per gestire la casella nello studio sono nella guida alla PEC per avvocati.
Domande frequenti
Che differenza c'è fra INI-PEC e ReGIndE?
L'INI-PEC raccoglie gli indirizzi PEC di imprese e professionisti iscritti in albi ed è consultabile liberamente su inipec.gov.it. Il ReGIndE è il registro del Ministero della giustizia con gli indirizzi degli avvocati e degli altri soggetti abilitati al processo telematico, e si consulta dall'area riservata del Portale dei servizi telematici.
Quale indirizzo usare per notificare a un avvocato?
Per notificargli un atto come difensore, quello del ReGIndE. La Cassazione ha considerato nulla la notifica a un indirizzo diverso, anche se presente nell'INI-PEC.
L'INI-PEC è valido per le notifiche?
Sì. È uno dei pubblici elenchi previsti dall'art. 16-ter del d.l. 179/2012, ed è il riferimento per notificare a imprese e professionisti iscritti in albi.
Dove si trova la PEC di una persona fisica?
Nell'INAD, l'indice dei domicili digitali delle persone fisiche e degli enti non tenuti all'iscrizione in albi o nel Registro delle imprese, se la persona ha scelto di eleggere un domicilio digitale.
