Conservazione a norma delle fatture elettroniche: cosa deve fare lo studio
La conservazione a norma delle fatture elettroniche resta in capo allo studio anche quando l'esecuzione è affidata a un fornitore. Il contratto con il conservatore sposta l'attività, non la responsabilità: in verifica le domande arrivano allo studio, e riguardano cose a cui nessun fornitore può rispondere al posto suo (chi è stato nominato responsabile della conservazione, quali documenti sono stati versati, con quali metadati, entro quale termine). Il punto debole sta quasi sempre dentro lo studio, dove nessuno ha letto l'allegato tecnico.
Contenuto a finalità informative. Non sostituisce la valutazione del caso concreto né il parere del consulente fiscale.
Conservazione a norma e backup: due cose che non si sostituiscono
Il backup risponde alla domanda "ho ancora il file". La conservazione a norma risponde a una domanda diversa: "posso dimostrare fra dieci anni che questo file è quello emesso quel giorno e che nessuno lo ha modificato". Un archivio replicato su tre data center, senza processo documentato, soddisfa la prima e non la seconda.
Il quadro di riferimento è il Codice dell'amministrazione digitale (D.lgs 82/2005, articoli 43 e 44) insieme alle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 1° gennaio 2022, che hanno sostituito le precedenti regole tecniche. Sul versante fiscale interviene il DM 17 giugno 2014.
L'espressione "conservazione sostitutiva fatture" sopravvive nei listini e nei contratti: viene dalla stagione in cui il documento informatico sostituiva la carta. Sotto quel nome può esserci un processo documentato oppure soltanto uno spazio disco, e la differenza si vede leggendo cosa il fornitore produce.
| Backup | Conservazione a norma | |
|---|---|---|
| Scopo | ripartire dopo un guasto | mantenere il valore probatorio nel tempo |
| Oggetto | tutto ciò che serve al lavoro | i documenti fiscalmente rilevanti individuati |
| Cosa produce | copie | pacchetti di archiviazione, metadati, riferimento temporale |
| Chi risponde | chi gestisce l'infrastruttura | il responsabile della conservazione nominato |
| Regge in verifica | no | sì, se il processo è documentato |
Conservazione fatture elettroniche: cosa si conserva e per quanto tempo
L'oggetto della conservazione è il file XML nel tracciato FatturaPA, non la copia di cortesia in PDF che si manda al cliente per comodità di lettura. Un archivio composto di PDF è un archivio di duplicati privi di rilevanza fiscale.
Con il file vanno conservate le ricevute dello SdI (consegna, mancata consegna, scarto): sono la prova della trasmissione e della data, e servono proprio nei casi in cui la fattura non è arrivata al destinatario. Chi ha già in casa il ciclo completo della fattura elettronica per gli avvocati ritrova qui l'ultimo passaggio, quello che si dimentica per primo.
Il perimetro tipico di uno studio comprende:
- fatture emesse e fatture ricevute, entrambi i cicli;
- note di variazione in aumento e in diminuzione;
- autofatture e documenti di integrazione per le operazioni in reverse charge;
- registri IVA e libro giornale, quando tenuti in formato digitale;
- le ricevute e le notifiche dello SdI collegate a ciascun documento.
Sulla durata convivono tre orologi. Quello civilistico dell'articolo 2220 del codice civile, dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Quello dell'accertamento, che scade il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, e del settimo anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata se è stata omessa (articolo 43 del DPR 600/1973 per le imposte sui redditi, articolo 57 del DPR 633/1972 per l'IVA). E quello del contenzioso: finché una lite su quel periodo è pendente, i documenti non si toccano, qualunque cosa dicano gli altri due. Vince il termine più lungo, e nella pratica quotidiana la risposta è dieci anni.
C'è poi una data che gli studi saltano di continuo: il processo di conservazione va concluso entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale (articolo 3, comma 3, del DM 17 giugno 2014, che richiama l'articolo 7, comma 4-ter, del DL 357/1994). È una scadenza annuale con una data, non un flusso continuo lasciato al fornitore.
Nella direzione opposta spinge il GDPR: l'articolo 5, paragrafo 1, lettera e) impone di non tenere i dati personali oltre il necessario. Conservare tutto per sempre è una scelta che va motivata.
Il responsabile della conservazione resta un ruolo dello studio
Le Linee guida AgID individuano un responsabile della conservazione: una persona fisica nominata, con compiti propri. Definisce e aggiorna il manuale di conservazione, stabilisce cosa si versa, quando, in quale formato e con quali metadati, sorveglia il processo e gestisce le anomalie.
Per i soggetti privati il ruolo può essere affidato anche a una persona esterna all'organizzazione, purché in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche e terza rispetto al conservatore: la funzione è di garanzia, e non si controlla chi esegue se si è la stessa persona. Il fornitore ha una figura distinta, il responsabile del servizio di conservazione, che risponde del funzionamento del sistema e non delle scelte dello studio.
Due segnali che la nomina non è mai avvenuta davvero:
- il nome del responsabile della conservazione non compare in nessun documento dello studio, e alla domanda si risponde indicando il fornitore;
- il manuale di conservazione esiste, ma è il modello generico del conservatore: descrive il sistema di chi eroga il servizio, non cosa lo studio versa, con quale periodicità e chi è autorizzato ad accedere.
Il pacchetto di archiviazione e cosa si deve poter esibire
Il processo produce oggetti con un nome preciso. Conoscerli serve soprattutto a leggere il contratto e a capire dove finisce il servizio.
| Oggetto | Cosa contiene | A cosa serve |
|---|---|---|
| Pacchetto di versamento | i documenti inviati al conservatore, con i loro metadati | è il momento in cui la responsabilità operativa passa |
| Rapporto di versamento | l'esito della presa in carico, con data | dimostra che quel documento è entrato in conservazione, e quando |
| Pacchetto di archiviazione | l'insieme conservato, con indice secondo lo standard UNI 11386 (SInCRO) | è l'unità che viene mantenuta nel tempo |
| Pacchetto di distribuzione | ciò che esce quando si chiede un documento | è quello che si porta in verifica, o al nuovo fornitore |
Il DM 17 giugno 2014 prevede che il processo si chiuda con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi, ed è quello a dare data certa. In sede di controllo il documento conservato va reso leggibile e, su richiesta, messo a disposizione su supporto cartaceo o informatico presso il luogo di conservazione dichiarato.
L'esibizione delle fatture in verifica si prepara prima. Lo studio dovrebbe essere in grado di produrre in mezz'ora, senza chiamare nessuno: il file XML della singola fattura richiesta estratto dalla conservazione (non dal gestionale, che è un'altra cosa), il rapporto o l'attestazione che ne dimostra la presa in carico, il manuale di conservazione, l'atto di nomina del responsabile e la delega al conservatore. Il motivo per cui questa prova fallisce è quasi sempre lo stesso, e non è giuridico: le credenziali del portale di conservazione sono in mano a una sola persona, spesso il consulente che ha cambiato incarico due anni fa.
Delegare al fornitore: cosa deve dire il contratto
| Clausola | La domanda da fare prima di firmare |
|---|---|
| Perimetro | conserva solo ciò che transita dallo SdI, o anche registri IVA e libro giornale? Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, dentro Fatture e Corrispettivi, copre i documenti passati dallo SdI e non il resto della contabilità |
| Ruoli | chi è il responsabile della conservazione dello studio, e quali attività sono delegate al conservatore, elencate una per una |
| Manuale | viene fornito, viene aggiornato, e descrive le scelte dello studio o solo il sistema del fornitore? |
| Metadati | quali metadati vengono valorizzati e chi li produce (il gestionale, il fornitore, un operatore) |
| Luogo | dove risiedono fisicamente i dati; la conservazione fuori dall'Italia ha condizioni e obblighi propri, richiamati dall'articolo 39 del DPR 633/1972 |
| Durata | cosa accade ai documenti se il contratto non viene rinnovato, e per quanto tempo restano accessibili |
| Uscita | in che formato, in quanti giorni e a quale costo vengono restituiti |
| Qualificazione | il conservatore è qualificato, e da quando |
La clausola che salta più spesso è quella di uscita. Il costo di estrazione compare quando serve, cioè nel momento in cui si ha meno potere contrattuale.
Uscire dal fornitore portandosi via i documenti
Il cambio di conservatore è un'operazione ordinaria e va trattato come un versamento verso il nuovo sistema. Quello che deve uscire sono i pacchetti di distribuzione completi: i file XML, i metadati associati, gli indici e le attestazioni, in un formato leggibile senza il software del vecchio fornitore. Una cartella compressa di PDF non è un'uscita.
Il passaggio va documentato: il nuovo conservatore deve emettere i propri rapporti di versamento e la catena deve risultare continua, senza un buco fra la data dell'ultima conservazione presso il vecchio fornitore e la prima presso il nuovo. Le stesse cautele valgono quando cambia il gestionale che alimenta il flusso, e vanno pianificate insieme al resto della migrazione del gestionale dello studio, non dopo.
Fatture e documenti della pratica: due percorsi che non vanno confusi
Il ciclo fiscale ha un perimetro chiuso, un termine definito e un responsabile nominato. I documenti della pratica seguono una logica diversa: la conservazione a norma serve dove il valore probatorio del documento informatico va mantenuto nel tempo (atti firmati digitalmente, ricevute PEC dei depositi, verbali), mentre per il resto conta un archivio ordinato, versionato e con permessi per ruolo. Confondere i due percorsi porta a due errori speculari: mandare in conservazione corrispondenza che non serve, oppure lasciare fuori la ricevuta che un giorno dovrà fare prova.
| Percorso | Riferimento | Da quando decorre il termine |
|---|---|---|
| Ciclo fiscale | DM 17 giugno 2014, art. 2220 c.c. | ultima registrazione, con i termini di accertamento a fare da limite esterno |
| Documenti della pratica | CAD e Linee guida AgID, deontologia, mandato | chiusura dell'incarico, secondo le scelte dello studio |
| Dati antiriciclaggio | art. 31 D.lgs 231/2007 | cessazione del rapporto o della prestazione, dieci anni |
I criteri per il secondo percorso li abbiamo trattati nella guida alla conservazione dei documenti dello studio legale, quelli del terzo nell'analisi sulla conservazione dei dati antiriciclaggio, dove l'orologio parte dalla cessazione del rapporto e non dall'ultima registrazione. Sul piano organizzativo il punto è tenere i tre percorsi separati nelle regole e uniti nella ricerca: un documentale che governa archivio, versioni e permessi evita che la distinzione normativa si traduca in tre archivi che non si parlano.
Il controllo da fare questa settimana
Prendi una fattura emessa l'anno scorso, entra nel portale del conservatore e scaricala. Tre esiti possibili. Se esce un XML con il suo rapporto di versamento e una data, il processo funziona. Se esce un PDF, quello che c'è non è conservazione. Se non riesci a entrare perché le credenziali le ha qualcun altro, hai trovato il problema prima della verifica, che è l'unico momento utile per trovarlo.
Poi cerca nel contratto il nome del responsabile della conservazione. Se non c'è un nome, non è stato nominato nessuno.
