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Guida completa all’automazione documentale per avvocati e studi legali

Ho così tanto lavoro da fare e così poco tempo per farlo.

Questa è una di quelle frasi che ci siamo ripetuti cosi tante volte in studio da essere ormai diventata una consuetudine, una normalità.

Le richieste di tempo per tutti noi avvocati crescono continuamente e intanto il tempo continua a scorrere, inesorabilmente ci sembra di perderlo, di non utilizzarlo appieno. Pensiamo che guardare il vuoto ci aiuterà a trovare una soluzione reale e tangibile ma purtroppo sappiamo che non è affatto cosi.

Questa guida nasce per costruire le fondamenta per una soluzione reale che massimizzi i nostri i sforzi e i nostri intenti; sempre più avvocati e studi legali, fuori dall’Italia, si rivolgono alla tecnologia per trovare soluzioni a lavori manuali e ripetitivi e che, spesso, fanno perdere tempo.

Questa guida ha a che fare con l’automazione, ha le risposte, compresi i principali vantaggi dell’automazione documentale, le funzionalità essenziali da cercare e le linee guida per selezionare la soluzione giusta e ottenere un ottimo ROI (Ritorno sull’Investimento) e non meno importante un ottimo risparmio di tempo.

Cosa bisogna sapere prima di implementare l’automazione dei documenti negli studi legali?  

Cos’è l’Automazione Documentale Legale?

L’automazione è una tendenza in rapida crescita nel settore legale – e con buone ragioni. Utilizzando la tecnologia per eseguire compiti, processi e flussi di lavoro senza (o con ridotta) interazione umana, l’automazione consente agli studi legali di fornire servizi legali in modo più rapido e a costi inferiori. 

Quindi, cosa significa davvero automazione documentale legale? 

L’automazione documentale legale si riferisce all’automazione del lavoro sui documenti – in particolare dei compiti laboriosi e noiosi che tolgono tempo da lavori più interessanti e di alto valore. Con le soluzioni di automazione documentale, gli studi legali possono automatizzare flussi di lavoro come la generazione di contratti, accordi, domande, pareri, istanze e persino interi set di documenti. 

Automazione Documentale Legale vs Assemblaggio Documenti 

C’è una differenza tra l’automazione dei documenti legali e l’assemblaggio di documenti? 

Alcuni sostengono che l’automazione dei documenti si riferisca specificamente al processo di sviluppo dei modelli, mentre l’assemblaggio di documenti descriva il processo di generazione di documenti personalizzati da un modello. 

La verità è che molte persone nel settore legale usano questi termini in modo intercambiabile. Potresti anche sentire usare il termine “generazione di documenti”. Ma alla fine, stanno descrivendo tutti la stessa cosa: creare modelli che possano essere auto-compilati per creare documenti legali personalizzati. 

La maggior parte delle Organizzazioni Legali sta già Utilizzando l’Automazione 

Le probabilità sono che tu stia già utilizzando l’automazione, firme elettroniche, moduli di acquisizione online, flussi di lavoro del ciclo di vita del contratto… tutte queste sono forme di automazione che aiutano gli avvocati e i professionisti legali a lavorare in modo più efficiente. 

Poiché il lavoro legale inizia e finisce con i documenti, aggiungere l’automazione può avere un grande impatto sulla giornata lavorativa di qualsiasi avvocato. 


6 Vantaggi dell’Automazione Documentale Legale 

Considera questi 6 principali vantaggi dell’automazione documentale legale per avvocati e studi legali:  

1. Risparmio di Tempo su Compiti Amministrativi 

I dati non mentono: il lavoro automatizzabile occupa fino al 23% del tempo di un avvocato. Questi sono compiti che non richiedono effettivamente l’intervento umano, come il lavoro amministrativo e altri processi ripetitivi. 

E siamo onesti: nessuno fa tutto il duro lavoro e le spese per la facoltà di giurisprudenza sperando di passare un quarto della giornata a copiare e incollare testo, scannerizzare documenti o stampare pagine per firme a mano. 

Automatizzare i compiti amministrativi consente di risparmiare tempo che gli avvocati possono invece dedicare a attività significative e generatrici di ricavi. 

2. Miglioramento della Qualità del Prodotto di Lavoro 

Gli errori accadono, questo è un dato di fatto. Ma quando si tratta di lavoro legale, anche piccoli errori possono trasformarsi in costosi errori, sia per gli studi legali che per i loro clienti. Fortunatamente, l’automazione documentale può aiutare a ridurre la frequenza degli errori e migliorare la qualità complessiva dei prodotti di lavoro. 

Ad esempio, il software di automazione documentale legale può estrarre dati direttamente dal gestore delle relazioni con il cliente (CRM) o dal sistema di gestione delle pratiche o dei casi in un modello standardizzato. Ciò elimina facilmente la noiosa sfida di trascrivere numeri di caso, nomi delle parti, date necessarie e altri dettagli semplici. Gli avvocati possono quindi concentrare la maggior parte del loro tempo e attenzione su aspetti unici o complessi del caso. 

Il risultato finale? La consegna tempestiva di prodotti di alta qualità. 

3. Riduzione dello Stress 

I compiti noiosi e che richiedono tempo possono aumentare notevolmente lo stress e contribuire al burnout, specialmente quando distraggono dal lavoro più significativo. 

L’automazione, d’altra parte, può ridurre il numero di compiti amministrativi sul tavolo di un avvocato e liberare tempo. Se quel tempo viene impiegato per compiti di maggior valore o per migliorare il bilanciamento tra lavoro e vita personale, è una scelta personale. 

4. Aumento del Numero di Clienti che Puoi Servire 

Man mano che i servizi legali diventano più automatizzati, il numero di clienti che uno studio può servire sarà direttamente correlato a quanto efficientemente può fornire prodotti legali. 

Utilizzando l’automazione documentale, gli studi legali possono creare modelli per molti prodotti legali di routine come contratti di locazione, testamenti, contratti di lavoro, divorzi non contestati, incorporazioni, ecc 

5. Impressiona i tuoi clienti 

L’automazione non deve essere relegata al lavoro dietro le quinte. In realtà, può essere molto impressionante quando applicata alle interazioni con i clienti. 

Considera un processo di accoglienza automatizzato per i clienti. Utilizzando un modulo di self-service, il cliente inserisce tutte le informazioni necessarie che vengono automaticamente integrate in una lettera di incarico con un modello predefinito e passata al cliente per la firma elettronica. L’intero processo può essere completato in pochi minuti. Nel frattempo, il tuo studio legale sarà visto come rapido, attento, preciso, tecnologicamente avanzato e moderno, il che può fare la differenza quando si tratta di conquistare nuovi e vecchi clienti. 

6. Migliora gli indicatori chiave di performance della tua organizzazione 

Date tutte queste possibilità, non sorprende affatto che l’automazione possa portare a un significativo miglioramento degli indicatori chiave di performance (KPI) del tuo studio legale. 

Errori evitabili in minor numero? Controllato. Maggiore efficienza? Controllato. Più clienti (e più soddisfatti)? Controllato. Migliore ritenzione del personale perché gli avvocati non si stancano di compiti banali? Controllato, controllato, controllato! 

Misurare il ritorno sull’investimento dell’automazione documentale nelle organizzazioni legali 

Date tutte le possibili opportunità dell’automazione documentale, non sorprende affatto che il settore legale stia approfittando di questa tecnologia. Ma come si fa a sapere se si sta ottenendo il valore desiderato dagli strumenti di automazione dei documenti? Come si assicura un solido ritorno sull’investimento tecnologico? 

Misura i risultati 

La risposta più ovvia, naturalmente, è misurare. Innanzitutto, sarà necessario stabilire i punti di riferimento per importanti indicatori chiave di performance, come: quanto tempo impiega il tuo team per compilare documenti con i flussi di lavoro manuali attuali? Quanti documenti crei manualmente? 

Una volta configurati i processi di automazione documentale, ripeti ogni misurazione. Idealmente, il tempo dedicato alla stesura diminuirà (anche se automatizzerai solo parzialmente il processo) e otterrai un risparmio di tempo significativo che il tuo team potrà dedicare a lavori più significativi. 

Se riesci a implementare il self-service per i clienti, potresti anche produrre più documenti al mese. Questo può aumentare notevolmente il ritorno sull’investimento, poiché ti permetterà di fornire un maggior numero di lavori a un costo inferiore per il tuo team. 

Mantieni i tuoi modelli 

Un altro modo per ottenere un ritorno sull’investimento dall’automazione dei documenti è aiutare a mantenere la tua libreria di modelli. 

La maggior parte degli studi legali ha una considerevole quantità di casi precedenti da cui attingere, e spesso questa banca di precedenti viene considerata un vantaggio strategico e un elemento distintivo della concorrenza. Ma questo può anche significare dover cercare tra dozzine di variazioni dello stesso tipo di contratto quando si cerca di assemblarne uno nuovo manualmente. È anche necessario rivedere e mantenere costantemente i vari modelli per assicurarsi che siano aggiornati. 

L’automazione documentale può notevolmente migliorare questo processo consolidando tutte le diverse varianti in un unico modello principale. Utilizzando la logica condizionale, il software di automazione dei documenti può aggiungere o rimuovere contenuti in base alle esigenze del caso. Inoltre, quando ci sono cambiamenti nella legislazione, è molto più semplice aggiornare le citazioni nel modello principale rispetto a farlo per ogni variante di modello individualmente. 

Come per il tempo di stesura, puoi anche misurare il tempo dedicato al mantenimento dei modelli di documenti prima e dopo l’automazione per valutarne il miglioramento. 

Riusa i tuoi dati 

Nella stragrande maggioranza dei casi, gli stessi dati vengono utilizzati più volte durante la pendenza di un caso o una questione in diversi set di documenti. Per massimizzare il ritorno sull’investimento dell’automazione documentale, avrai bisogno di un sistema che consenta di riutilizzare i dati inseriti per creare documenti automatici. Per riutilizzare i dati ripetutamente, è necessario che i dati siano memorizzati in tabelle di dati. Avendo tabelle di dati, i nomi possono essere facilmente modificati e i dati riutilizzati per creare ulteriori automazioni e flussi di lavoro. 

Gestisci la tua reputazione 

Sebbene sia più difficile da quantificare, un altro beneficio dell’automazione documentale può derivare da miglioramenti alla reputazione del tuo studio e alle relazioni con i clienti. 

Tra i principali vantaggi dell’automazione documentale ci sono una maggiore coerenza e una riduzione del tempo di stesura. In altre parole: servizi legali di qualità superiore consegnati più velocemente. 

Ed è proprio questo tipo di cose di cui i tuoi clienti parleranno bene. 

L’automazione dei documenti negli studi legali potrebbe non essere adatta per… 

Non fraintendetemi: l’automazione non può sostituire un avvocato perspicace. Ma mentre ci sono molti processi giornalieri ben adatti all’automazione, alcuni flussi di lavoro possono essere solo parzialmente automatizzati. E ovviamente ci saranno sempre casi unici e delicati che richiedono un trattamento personalizzato da parte dei migliori talenti del tuo studio. 

Quindi, come si determina quando l’automazione è l’approccio giusto? 

Quando si cerca di decidere se un compito o un processo può essere o dovrebbe essere automatizzato, bisognerà porsi alcune domande, come: 

  • Il processo è manuale e ripetitivo? 
  • Quanto tempo richiede questa attività settimanalmente/mensilmente/annualmente? 
  • Il tempo impiegato per questa attività è fatturabile? 
  • Quanto tempo e/o denaro potresti risparmiare automatizzando tutto o parte di questo compito? 
  • Il processo segue regole standardizzate e prevedibili? 
  • Quanto spesso incontri circostanze o condizioni insolite durante questa attività? 
  • Stai già utilizzando modelli di documenti o altri strumenti per semplificare questa attività? 
  • Hai gli strumenti e le applicazioni giuste per automatizzare il processo, o dovrai trovare strumenti di automazione dei documenti? 

Quali sono i tipi di sistemi di automazione e gestione dei documenti?

Per iniziare con l’automazione documentale, dovrai trovare il software giusto. Esistono diverse tipologie tra cui scegliere. È importante capire le differenze, i punti di forza e i punti deboli di ciascuna opzione in modo da poter selezionare la migliore soluzione per il tuo studio. 

Software di gestione dello studio legale con funzioni di automazione dei documenti 

Alcune piattaforme di gestione dello studio legale offrono funzioni di base di automazione documentale, come portali di accoglienza clienti, firme elettroniche e la possibilità di popolare i documenti con i dati del software di gestione dello studio legale. Tuttavia, non includono la complessa logica legale necessaria per completare la maggior parte dei documenti legali. Queste soluzioni sono più adatte per automatizzare documenti semplici di natura amministrativa. 

Software di assemblaggio autonomo 

Le soluzioni software di assemblaggio autonomo possono offrire strumenti di generazione di documenti più avanzati o specializzati rispetto a quelli inclusi in una suite di gestione dello studio legale. Ad esempio, potrebbero offrire librerie di modelli per giurisdizioni e/o aree di pratica specifiche. Oppure potrebbero avere strumenti aggiuntivi per revisioni, approvazioni o presentazione elettronica dei documenti creati. 

Tuttavia, tieni presente che, per ottenere tutti i vantaggi dell’automazione, un software autonomo aggiunto alla tua suite di programmi tecnologici principali deve integrarsi con la tua piattaforma di gestione documenti (o gestione dello studio o della pratica). 

Software di gestione dei documenti dello studio legale con automazione dei documenti 

Naturalmente, una robusta piattaforma di gestione documenti offrirà una completa serie di strumenti di automazione e assemblaggio dei documenti per supportare anche la logica legale più complessa, inclusi calcoli, liste, cicli e clausole condizionali. 

Un vantaggio chiave di questa opzione è che l’automazione è integrata nella stessa interfaccia che utilizzi per gestire i tuoi documenti. Di conseguenza, puoi automatizzare ulteriormente i flussi di lavoro dei documenti, non solo generandoli, ma anche rivedendoli, approvandoli, collaborando, condividendoli, organizzandoli e proteggendoli. 

Come differisce il software di automazione dei documenti dalla gestione documentale legale? 

Il software di automazione documentale è uno strumento potente per gli studi legali, ma la generazione di documenti personalizzati è solo una piccola parte della gestione documentale nel suo complesso. 

La gestione documentale legale comprende un’ampia gamma di strumenti e funzionalità essenziali, tra cui: 

  • Archiviazione sicura e conforme dei documenti 
  • Archiviazione predittiva delle email 
  • Ricerca avanzata utilizzando metadati personalizzati e attributi dinamici 
  • Revisione dei documenti e controllo delle versioni 
  • Condivisione e collaborazione sicure con utenti interni ed esterni 
  • Firme elettroniche integrate con flussi di lavoro automatizzati 
  • Integrazione senza soluzione di continuità con la suite Microsoft Office 
  • Capacità di sicurezza avanzate 

Caratteristiche chiave del software di automazione dei documenti per studi legali 

Quando stai considerando una soluzione di automazione documentale, sia autonomamente che come parte di una piattaforma di gestione dello studio legale o documentale, ci sono alcune caratteristiche che dovresti cercare. 

Modelli di documenti 

In poche parole, non esiste automazione documentale senza la capacità di creare modelli. Un modello ti consentirà di identificare i campi nel documento che devono essere personalizzati per ogni cliente, caso o questione. Quando generi un documento automatico, quei campi verranno compilati in base ai dati di origine del tuo CRM, software di gestione dello studio, ecc. 

Libreria di documenti 

Alcune soluzioni di automazione documentale includono una libreria integrata di documenti e moduli giuridici per determinate giurisdizioni e aree di pratica. Questo può risparmiare tempo, soprattutto se il tuo studio non ha ancora accumulato una propria libreria di documenti comunemente utilizzati. 

Archiviazione dei documenti 

Una volta generato un documento, dove lo archivierai? Una soluzione di automazione documentale dovrebbe offrire uno spazio sicuro per i tuoi documenti, o meglio ancora, un’integrazione perfetta con il tuo sistema di gestione documentale (DMS), in modo da poter archiviare prontamente il documento nel file corretto della questione. 

Logica condizionale 

Per i documenti che sono sempre uguali, le capacità di base di automazione documentale possono essere sufficienti. Ma cosa succede per i tipi di documento che occasionalmente includono clausole aggiuntive o altre varianti dal formato standard? Questo riguarda la maggior parte dei documenti legali. 

Per automatizzare questi documenti più complessi, è necessario applicare la logica condizionale. Queste regole ti consentono di visualizzare testo, campi o clausole aggiuntive in un documento solo quando vengono soddisfatte specifiche condizioni. 

Questa è una caratteristica imperdibile perché la logica condizionale espande notevolmente le opportunità di automazione documentale. 

Auto-Populazione 

Ci sono molti modi per automatizzare processi e flussi di lavoro dei documenti, ma quando parliamo di automazione dei documenti o assemblaggio dei documenti, questo è il punto centrale: popolare automaticamente i campi del documento con i dati provenienti da un’altra fonte. In altre parole, niente più copia e incolla! 

Tabelle dei dati 

Per riutilizzare i dati inseriti nel sistema, è necessario che siano memorizzati in tabelle di dati. All’interno delle tabelle dei dati, è possibile apportare modifiche ai dati come necessario e riutilizzarli più volte, evitando così di dover reinserire gli stessi dati più e più volte. Ciò aumenta esponenzialmente i guadagni di risparmio di tempo dal sistema di automazione. 

Accesso remoto 

Il lavoro non avviene sempre in ufficio, motivo per cui tutti i sistemi essenziali devono essere accessibili sul dispositivo preferito, ovunque tu sia. 

Firme elettroniche 

Quando hai generato il resto del documento automaticamente, ha senso automatizzare anche le fasi rimanenti del processo. Inviare il documento personalizzato per la firma elettronica e poi archiviarlo automaticamente e in modo sicuro porta il processo al traguardo! 

Integrazioni software 

Alcune funzionalità possono essere piacevoli da avere, ma le integrazioni software sono assolutamente essenziali. La soluzione di automazione documentale dovrebbe integrarsi senza soluzione di continuità con le tue piattaforme principali, come il sistema di gestione documentale, il sistema di gestione delle email e il software di gestione dello studio. 

Le soluzioni veramente integrate ti consentono di lavorare direttamente in Microsoft Word per creare automazioni. Questo può semplificare notevolmente il processo poiché consente al tuo team di lavorare all’interno di un’interfaccia con cui sono già familiari. 

Diversi tipi di file 

Tieni presente che la maggior parte degli strumenti di automazione si specializza in formati Microsoft Word o PDF. Se prevedi di utilizzare entrambi i formati di documento, assicurati che il software di automazione dei documenti che scegli ti consenta di automatizzare moduli e documenti sia in Word che in formato PDF. 

Self-Service per i clienti 

Se desideri soddisfare i clienti senza sollevare un dito, seleziona una soluzione di automazione che consenta ai clienti di fare da soli. Con un portale di self-service o un modulo online, i tuoi clienti, nuovi o ritornanti, possono selezionare i servizi di cui hanno bisogno e generare il documento completamente personalizzato di cui hanno bisogno in pochi minuti. Tutto ciò che resta al tuo studio legale è riscuotere il compenso. 

Come scegliere un software di gestione e automazione dei documenti 

Il lavoro legale inizia e si conclude con i documenti: ecco perché il software di gestione e automazione documentale è un sistema così fondamentale da gestire correttamente. Ma con così tante opzioni tra cui scegliere, come puoi selezionare quella giusta per il tuo studio? 

Il software offre le funzionalità necessarie per il tuo studio? 

Utilizza l’elenco delle funzionalità di automazione dei documenti sopra riportato per aiutarti a determinare quali funzionalità di automazione sono essenziali. Conoscere i punti fermi ti faciliterà l’eliminazione rapida delle soluzioni che non sono adatte al tuo team. 

Se stai cercando un sistema di gestione documenti con automazione dei documenti integrata, vorrai anche esplorare le altre funzionalità del DMS per assicurarti che offra tutte le capacità di cui hai bisogno. Tieni presente che una piattaforma basata su cloud offrirà la massima flessibilità in termini di facilità di accesso, integrazioni di terze parti e altro ancora. 

Il software rientra nel tuo budget? 

Il costo del software di automazione dei documenti può variare da strumenti economici con funzionalità di base a prodotti di fascia alta che offrono un’ampia suite di capacità di automazione avanzate. Il prezzo può anche variare in base al numero di utenti di cui hai bisogno, così come se scegli un prodotto autonomo o parte di una piattaforma di gestione dello studio o documentale. 

A seconda del carico di lavoro, della struttura delle tariffe e degli obiettivi del tuo studio, il ROI dell’automazione dei documenti può essere significativo per risparmiare tempo, replicare l’esperienza, migliorare il bilanciamento tra vita lavorativa e personale, e attirare e trattenere i migliori talenti. Dovresti anche prendere in considerazione queste cose durante il processo di selezione 

Il Software Si Adatta Alla Tua Attuale Infrastruttura Tecnologica? 

Per quanto riguarda l’automazione dei documenti, desideri una soluzione che si integri bene con la tua attuale infrastruttura tecnologica. Se scegli un prodotto autonomo, è assolutamente essenziale avere una forte connessione API con le tue piattaforme principali. Senza integrazione senza soluzione di continuità, ci saranno comunque passaggi manuali nel processo mentre trasferisci i documenti dal software di automazione al sistema di gestione documentale. 

In alternativa, puoi optare per una soluzione di automazione dei documenti integrata direttamente nella tua piattaforma di gestione documentale. Con questa opzione, i tuoi utenti possono creare flussi di lavoro completamente automatizzati per l’assemblaggio dei documenti, dalla fase di acquisizione alla conservazione, senza dover imparare una nuova interfaccia utente. 

Il Software È Facile Da Usare? 

Il software troppo complicato da imparare spesso rimane inutilizzato e il tuo investimento va sprecato. Ecco perché desideri una soluzione no-code per l’automazione dei documenti. Il software no-code offre agli avvocati la flessibilità di creare automazioni sofisticate e personalizzate senza dover imparare complessi linguaggi di programmazione. 

Il Software È Sicuro? 

Qualsiasi software che utilizzi per creare o archiviare documenti confidenziali deve essere sicuro. Prima di selezionare una soluzione software di gestione o automazione dei documenti, dovresti valutare attentamente le capacità di sicurezza. 

È importante notare che molte società legali si affidano a fornitori esterni per supportare la sicurezza e la conformità, anziché gestire tutto internamente. Scegliendo un DMS con una robusta sicurezza integrata, le società ottengono certificazioni di conformità, capacità avanzate e aggiornamenti di sicurezza più rapidi. 

Inizia Ad Automatizzare La Tua Competenza 

Iniziare con l’automazione dei documenti può sembrare un po’ spaventoso, può cambiare completamente le regole del gioco nel tuo studio legale. Inoltre, solo perché la tua competenza legale è estremamente preziosa per i tuoi clienti non significa che debba essere estremamente laboriosa per il tuo team. 

Con l’automazione dei documenti, puoi fornire servizi legali di alta qualità a livello scalabile riducendo il peso dei compiti noiosi. Infatti, automatizzare tutta quella competenza è davvero una vittoria per tutti – i tuoi avvocati, i tuoi clienti, il tuo studio nel suo complesso. 

Non sorprende che l’automazione sia una tendenza in rapida crescita nell’industria legale. E non c’è momento migliore di adesso per sfruttare tutti i vantaggi che l’automazione dei documenti ha da offrire. 

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